Автоматизация закупок и публикации тендеров в крупнейшей компании, занимающейся регулируемыми видами деятельности
Ситуация
К организациям, деятельность которых определяется как «регулируемая» по российскому законодательству, относятся компании, занимающиеся следующими видами деятельности:
электроснабжением,
теплоснабжением,
газоснабжением,
водоснабжением,
водоотведением,
очисткой сточных вод,
обработкой, утилизацией, обезвреживания и захоронения твердых коммунальных отходов.
В описываемых организациях закупки проводятся только по сложнейшим регламентам 44-ФЗ и 223-ФЗ.
В одной из крупнейшей компаний страны, относящейся к данной категории, были автоматизированы процессы закупок на базе 1С:Документооборота 8КОРП специалистами ИТ-компании Conteq. Проект потребовал кастомизации конфигурации 1С, функциональность которой не покрывала потребности предприятия в аспекте закупочной деятельности. Доработка и настройка системы должны были автоматизировать закупочную деятельность на всех этапах внутри регламентированных процессов. На этапе инициации закупки требовалось, чтобы информационная система помогала соблюдать и контролировать нормативные регламенты. Также система должна была упростить сотрудникам дальнейший сбор, обработку и публикацию конкурсной информации.
Проект был нацелен на:
усовершенствование контроля и автоматизацию процедуры закупок по Федеральному Законодательству на базе 1С;
повышение операционной эффективности;
ускорение регламентированных процессов сбора информации и подготовки документации для проведения плановых и внеплановых закупок;
цифровизацию маршрута согласования и взаимодействия сотрудников департаментов, отвечающих за акцептацию каждого этапа в процедуре;
автоматизацию публикации на сайтах регуляторах конкурсных закупок.
Решение: Для успешной кастомизации решения была собрана кросс-функциональная команда состоящая из специалистов, обладающих не только техническими и аналитическими знаниями конфигураций 1С, но и с опытом снабженческой деятельности, знанием законодательства, регулирующего закупку, а также с компетенциями в аудите. Также в проекте потребовался опыт разработки методологий учёта. По ходу адаптации системы были проведены многочисленные доработки – ряд изменений на уровне кода программы и проведено множество типовых настроек в конфигурации.
Результаты:
Теперь 1С учитывает, что закупки в компании делятся на две категории: плановые и внеплановые. Если закупка относится к категории «плановые», то инициация происходит автоматически, исходя из потребностей, указанных при планировании. Если закупка внеплановая, то инициатор создаёт единоразовую потребность в системе.
Затем автоматически формируется пакет документации по шаблонам, который отправляется по маршруту согласования.
По итогам согласования публикуется заявка в Центре электронных торгов, а также на сайте компании.Процедура контрактации с победителем также происходит в 1С.
Уникальность:
В проекте были доработаны шаблоны согласования. Благодаря этой доработке у разных ответственных пользователей внутри маршрута появилась возможность присваивать произвольные состояния внутреннего документа. Это происходит в зависимости от этапа и результата согласования. Состояния также определяют ограничения доступа реквизитов. Таким образом, была полностью внедрена новая гибкая матрица прав.
Также проект учёл индивидуальные потребности конкретной компании, имеющей сложные бизнес—процессы и большое количество участников маршрута согласования. Проект может быть масштабирован для организаций, которые регулярно публикуют тендеры по Федеральному законодательству.
Это уникальный и масштабный проект, результаты которого позволяют нам перенести полученный опыт и предоставить широкие возможности организациям, которые хотят автоматизировать процессы закупок по ФЗ. Стоит также отметить, что данное решение – это 100% отечественная разработка, что вдвойне актуально в свете последней редакции Федерального Закона "О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации" от 26.07.2017 N 187-ФЗ (последняя редакция обязывает владельцев критической инфраструктуры с 2021 переходить на отечественный софт).