Крупная логистическая компания, предоставляющая услуги в области железнодорожных перевозок и комплексной логистики нуждалась в автоматизации проектной деятельности по комплексной логистике и железнодорожным поставкам в рамках системы документооборота.
Также требовалось помочь сотрудникам ускорить и упростить работы с большим потоком документов, автоматизировать процессы согласования документации между подразделениями и руководителями.
Задачи проекта:
- Доработать модуль ИСУП ЕТС в системе документооборота, с использованием технологии контрольных точек для ведения проектной деятельности.
- Доработать модуль ИСУП ЕТС, в части согласования документов между ответственными участниками.
- Реализовать поля стадий согласований договоров для автоматизации отправки документа внутри системы ответственному специалисту.
- Доработать литерный учёт, с отражением информации о фактических затратах по проектам.
- Унифицировать процесс согласования документов по виду документа (контракт, договор, дополнительные соглашения, акты и пр.).
- Реализовать преднастроенный выбор дополнительных документов, которые обязательны для каждой стадии логистического процесса по договору (или контракту в случае международной поставки).
- В части ОРД реализовать алгоритм классификации документов по типам (уставы, положения, инструкции, приказы, решения и пр.)
- Реализовать классификацию документов в разрезе не только видов, но и проектов, ресурсов и бюджетов, чтобы создать удобный поиск документов на разных стадиях проектов.
- Автоматизировать CAPEX, OpEx, Ebitda отчёты по бюджетным расходам на разных стадиях жизненного цикла документов и проекта, чтобы ответственным сотрудникам в рамках проекта были доступны данные по прибыли, налогам, амортизации и пр.
- Создать агрегированные показатели по проекту с индикаторами по срокам, бюджету, документации и ресурсам, для дальнейшего использования их в отчетах.
- Автоматизировать ОРП (отчёт руководителя проекта) для фиксации текущего состояния проекта.
- Планировать доступность времени у сотрудников с возможностью распределения нагрузки на них в рамках проектов.
- В части ведения учёта реализовать всплывающие карточки, содержащие сигнализирующую информацию о периодах, уровнях и вероятности риска.
Решение и этапы реализации проекта
Для решения задачи по доработке модуля «Управление проектами» в логистической компании было использовано коробочное решение 1С:Документооборот с последующей адаптацией продукта.
- Был составлен главный список задач.
- Определены спринты по задачам и распределены по планам.
- Проведены работы в спринтах, тестирование и демонстрация на каждом этапе реализации.
Каждая демонстрация и тест спринта проводились с учётом ретроспективы. То есть определялись зоны улучшения для нового спринта с учётом полученных отзывов и этапов обучения от сотрудников логистической компании.
Особенности проекта
МОДЕРНИЗАЦИЯ СЭД
Внутри системы документооборота по результатам доработок была адаптирована не только базовая функциональность конфигурации, но и развёрнута система проектного управления.
ОБУЧЕНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ НАСТРОЙКЕ ПРОДУКТА
На каждом этапе проводилось обучение сотрудников логистической компании. Также специалисты были обучены для дальнейшей самостоятельной настройки системы (настройка шаблонов заполнения документов, построения маршрутов согласования и т.д.). Это позволит ответственным сотрудникам самостоятельно решать оперативные задачи по развитию продукта и значительно снизит затраты на сопровождение.
Результат внедрения
Документы
Автоматизирован поток работы с большим количеством организационно-распорядительной документации.
Снижение рисков
Сведены до минимума риски и ошибки ввиду человеческого фактора.
Появилась сигнализирующая система о рисках в рамках проекта.
Согласование
Ускорен и облегчен процесс согласования документов
Отчёты
Клиент использует автоматизированные CAPEX, OpEx, Ebitda – отчёты.
Руководители проектов могут фиксировать текущее состояние проекта, используя ОРП.
Вероника Суворова – Бизнес-аналитик:
В результате проекта, в 1С:Документооборот была модернизирована базовая функциональность, которая не покрывала потребности логистической компании в аспектах делопроизводства. А благодаря доработке модуля ИСУП ЕТС ответственные специалисты могут контролировать ресурсное распределение на более качественном уровне.